Was sind PSA-Systeme?
Professional Services Automation (PSA) – Systeme, sind Software-Systeme, welche Dienstleistungs-Unternehmen wie Rechtsanwaltskanzleien, Treuhand- und Revisions-Unternehmen, Architekturbüros, SW-Entwicklungsunternehmen, Werbeagenturen, etc. beim Auftrags- und Projektmanagement unterstützen. Typischerweise beinhalten PSA Funktionen wie Projektmanagement, Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Einsatzplanung und -steuerung. Oft sind PSA-Systeme integriert in CRM-, Buchhaltungs- und Lohnabrechnungssysteme, um die Effizienz zu verbessern.
Für projektorientierte Organisationen und Unternehmen hat ein PSA das was für ein Industrie- oder Handelsunternehmen ein ERP ist: Das Kernsystem für die operative und strategische Planung und Steuerung des Unternehmens.
PSA-Systeme gibt es in allen Grössen und Ausprägungen: Von einfachen Leistungserfassungssystemen (http://time-tracking-management-software-review.toptenreviews.com/) bis hin zu voll integrierten Komplettlösungen (http://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_PSA_systems).
PSA und die Veränderung des Unternehmens
PSA – Systeme sind nicht auf die Unterstützung von einmaligen Prozessen, sondern auf immer wiederkehrende Betriebsabläufe ausgelegt. Automatisierung, Effizienzsteigerung und Rationalisierung sind die Versprechen eines PSA-Systems. Voraussetzung dafür ist die Stabilität der Abläufe und entsprechende Konfigurationsmöglichkeiten im PSA-System.
Es ist oft sehr schwierig für ein Unternehmen, die Veränderungen (Organisation, Prozesse, Dienstleistungsportfolio, Standorte, etc.) eines Unternehmens in dem eingesetzten PSA nachzuvollziehen. Es kann sein, dass das System aufgrund der Veränderungen in der Organisation an die betrieblichen Leistungsgrenzen kommt (Performance, Stabilität, etc.), dass sich die Architektur negativ auswirkt (Mehrsprachigkeit, mehrere Standorte/Länder, etc.) oder dass die Funktionalität nicht mehr den Anforderungen genügt (Ressourcenplanung statt nur Leistungserfassung, Portfoliomanagement statt nur Projektmanagement, etc.).
Wenn die Organisation bei diesem Punkt angelangt ist, steht normalerweise die Einführung eines neuen PSA bevor. Beim Zusammenstellen der Evaluationskriterien stehen die funktionalen Anforderungen meistens im Vordergrund, und Aspekte wie Skalierbarkeit, Performance, Erweiterbarkeit, SW-Architektur und -Technologie werden vernachlässigt oder zu wenig stark gewichtet.
Dabei sind es gerade die nicht-funktionalen Aspekte, welche in der Nutzung des PSA-Systems die wichtigste Rolle spielen. Viele, bei der Evaluation hoch gewichtete Funktionen, werden dann im Alltag wenig bis gar nicht genutzt.
Aus Angst vor zu vielen Schnittstellen wird dann oft ein voll integriertes PSA-System gewählt. Die gewünschte Funktionalität ist dann zwar vorhanden, aber die Organisation muss sich den PSA-System-Abläufen anpassen, was oft nicht so einfach ist. Deshalb wird dann versucht, das PSA-System der Organisation anzupassen. Wenn das auch nicht möglich ist, werden dann oft viele Teile des PSA-Systems nicht genutzt und es werden Schnittstellen zu anderen Systemen entwickelt, welche sich besser auf die Organisation anpassen lassen.
Aus unserer Sicht ist es sinnvoller, wenn ein einfaches und flexibles System mit PSA-Kernfunktionalität als Basis genommen wird und diese Basis via Komponenten, Plugins und Integrationsschnittstellen auf die Bedürfnisse der Organisation angepasst wird. Voraussetzung ist, dass dieses System architektonisch und betrieblich in der Lage ist, mit solchen Anpassungen umzugehen.
JIRA als Basis für ein PSA-System
JIRA ist ein Projektmanagement- und Bugtracking-System von Atlassian, welches sich unserer Meinung nach sehr gut als Basis für ein PSA-System eignet. Die Plugin-Architektur erlaubt es, die Plattform flexibel und einfach funktional zu erweitern. Dazu stehen unzählige Plugins zur Verfügung. (Siehe Marketplace). Bei Bedarf können auch eigene Plugins geschrieben werden. Das System skaliert und kann bei Bedarf erweitert werden (Erhöhung der Anzahl Named User). Das System kann auch bei steigenden Betriebsanforderungen angepasst werden. (https://www.atlassian.com/enterprise/data-center)
In der Folge möchten wir zeigen, wie auf der Basis von JIRA ein PSA-System aufgebaut und betrieben werden kann.